La conservation des documents

Fiche pratique

Auteur(s) : François Pouzaud

Tout pharmacien doit conserver les documents de l’officine pendant une durée minimale en cas de contrôle des administrations. Tous les délais à respecter.

Le délai de prescription

A priori, il est possible de se débarrasser d’un document quand son délai minimal de conservation est dépassé. Car toute réclamation à son sujet est devenue impossible.

Les délais minimaux correspondent aux délais de prescription. Lorsqu’ils sont atteints, il convient de se demander si le document que l’on s’apprête à jeter ne présentera pas ultérieurement un autre intérêt comme preuve ou justificatif dans sa vie professionnelle ou privée.

En cas de manquement : si le pharmacien ne respecte pas ses obligations d’archivage des documents listés par la loi, il est passible de sanctions. Ainsi, l’article 1734 du Code général des impôts punit d’une amende de 1500 euros l’absence de tenue, la destruction avant les délais prescrits ou le refus de communiquer les documents soumis au droit de communication du fisc.

à noter

L’obligation de conservation s’applique quel que soit le support de conservation utilisé (papier, électronique).

Documents civils et commerciaux

5 ans : documents bancaires (relevés bancaires, talons de chèques…), documents établis pour le transport de marchandises.

10 ans : contrats conclus entre commerçants et entre commerçants et non-commerçants, bons de commandes et de livraison (10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable pour les correspondances commerciales, factures clients et fournisseurs).

30 ans : contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers.

Documents comptables

10 ans à compter de leur clôture : livres et registres comptables.

10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable : pièces justificatives (bons de commandes, de livraison et de réception, factures…).

Documents sociaux (SARL, SEL)

3 ans : convocations d’assemblées générales, feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapports des commissaires aux comptes.

5 ans : ordres et registres de mouvements de titres, registre des procès-verbaux d’assemblées générales et/ou de conseils d’administration (à compter du dernier PV enregistré), statuts de la société + annexes et pièces modificatives (à compter de la radiation de la société du RCS).

10 ans à compter de la clôture de l’exercice considéré : comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexes).

Documents liés à l’exercice pharmaceutique

3 ans : ordonnances prescrivant des stupéfiants, des préparations magistrales à base de sels insolubles de bismuth, justification de l’acquisition et de la cession des substances vénéneuses.

10 ans : préparations magistrales et officinales sur le livre registre, registre spécial des stupéfiants et listes I et II.

40 ans : registre spécial des médicaments dérivés du sang.

Documents relatifs au personnel

5 ans : livre de paie (à compter de son établissement), registre et état du personnel, déclaration unique d’embauche, justification des cotisations sociales et Assedic, copies de déclarations d’accidents du travail à la CPAM, justificatifs du paiement des cotisations de retraite complémentaire.

10 ans : bulletin de paie.

30 ans : solde de tout compte, certificat de travail, contrat de travail (à compter du terme du contrat).

Indéfiniment : document unique d’évaluation des risques.